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BUSCANDO COMPRADORES CON TALENTO

CAPITULO 1 de 5

AUTOR: GUSTAVO OLAYA BURBANO –

Presidente-Fundador APCO – Asoc. Chilena de Profesionales de Compras | Asesor en Abastecimiento Estratégico y Reducción de Costos | Creación de contenidos | AGILE SUPPLY CHAIN Certifacate®(ASC) | SFPC Certifacate® |

¿Que buscara el mercado para sus áreas de COMPRAS?

PROFESIONALIZACIÓN

La palabra tiene un gran espectro, es más debería ser el título de toda esta serie, sin embargo lo he separado en un capítulo aparte para individualizar sobre cómo perfeccionar nuestras habilidades para ser más competitivos en el desarrollo de nuestro oficio. Hablar entonces de Profesionalización se refiere a que obtengamos y apliquemos conocimiento académico y actitud profesional.

1.     UN VERDADERO PROFESIONAL DE COMPRAS

Para que seamos considerados como un “Profesional” , hay dos metas, serlo y creerlo.

No es un camino que termine, pues ser PROFESIONAL, no concluye nunca , siempre hay nuevo conocimiento por adquirir y practicar en la medida que el mundo evoluciona, sin embargo hay líneas inmediatas de acción; Dejar de ser Amateur, Adquirir Conocimiento Académico de Compras y dominar los nuevos Conceptos para la Transformación.

a.     Dejar el Amateurismo:

El Amateurismo esta en nuestra mente y lo primero es que hagamos conciencia tomando la decisión de dejar de serlo y empezar de una vez por todas a ser Profesional. Hoy vemos como muchas de nuestras funciones ya son (o serán en el corto plazo) ejecutadas por máquinas y que lo que nos diferenciará de ello será nuestro conocimiento profesional aplicable en Estrategia y Transformación.

Las empresas ya no quieren más digitadores, hacedores de órdenes de compra, cotizadores, así que profesionalízate, estudia, lee y sobretodo toma conciencia que próximamente las empresas buscaran PROFESIONALES DE COMPRA, no “transaccionadores” de procesos, ya que eso los harán los softwares.

Pero los softwares tienen una virtud, nos deberían dejar tiempo para dedicarnos a los Estratégico, ese tiempo que tanta falta nos hace a los Profesionales de Compra.

b.     Conocimiento Académico

Nuestra profesión requiere adquirir y aplicar conocimiento relacionado obteniendo una base teórica exclusiva en Abastecimiento, más allá de las carreras que cada uno habrá cursado. Y tranquilo, hay mucha información de libre acceso en la red, solo búscala correctamente.

  • Lo primero es entender que hay marcos académicos especializados en COMPRAS y ABASTECIMIENTO en los cuales nos podemos basar y que nos encausan en las mejores prácticas a nivel mundial y que son representados por organismos reconocidos globalmente. Entonces es necesario adquirir conocimiento sobre lo que estos han definido como los mejores estándares.

Lee entonces sobre estándares y definiciones para el abastecimiento a nivel mundial;

IFPSM –        www.ifpsm.org

CIPS –            www.cips.org

CSCMP –       www.cscmp.org

ISM –           www.instituteforsupplymanagment.org

  • Muchos ya las conocemos o vivimos en nuestras empresas bajo la mirada de las Normas ISO, no solo las de Calidad sino también las de Seguridad y Gestión Ambiental, y sino, es tiempo ya de capacitarse en ello pues nada mejor para organizar nuestra mente que nos lleve hacia la profesionalización de nuestros procesos que la Norma ISO 9001, que además nos lleva a bajar al papel el mapa de nuestros procesos principales y el relacionamiento estratégico con nuestros proveedores.
  • Le sumo ahora la Norma UNE 15896 de Gestión de Compras de Valor Añadido y la Excelencia en las Compras que nos viene a orientar y guiar al buen hacer de la gestión de compras.
  • Así mismo y de manera regional existen las Asociaciones de Compra locales que representan al gremio y procuran las mejores prácticas con aplicabilidad a la cultura y disciplina de compras de cada país.

En LATAM son también promotoras de estándares globales, fuente de conocimiento y capacitación, búscalos o promueve el desarrollo de la tuya en cada país;

1.     México:        APROCAL

2.     Colombia:    ACOPC

3.     Argentina:    AACAM

4.     Chile :          APCO (en proceso de formación)

c.      Conceptos para la Transformación

Por supuesto que hay decenas de iniciativas o metodologías modernas para desarrollar una transformación de nuestras áreas de compra hacia un nuevo escenario, aquí dejo las que a mi propio parecer serán la punta de lanza de este cambio:

·        AGILE

·        SCRUM

·        DESIGN THINKING

·        LEAN START UP

·        CATEGORY MANAGMENT

·        KANBAN

·        DESIGN SPRINT

Muchos de ellos existen hace más de 15 años, lo atractivo es que hoy las tenemos a disposición y aplicabilidad orientada al Supply Chain complementándose entre si, lo cual nos permitirá lograr proyectos ágiles de características flexibles y adaptativas a los escenarios cambiantes del mundo de hoy, de rápido testeo, alejándonos de la rigidez de los escenarios anteriores y además basados fuertemente en la tecnología actual y automatización.

La invitación es obvia, leer, acercarse y capacitarse en estas herramientas, pues son las que el mercado usará para la Transformación. 

2.     PROFESIONAL ALTAMENTE COMPETENTE

En realidad esto es algo que se ha esperado de nosotros siempre, no solo después de la crisis actual, sin embargo especialmente en esta época debemos entregar a nuestro stakeholders soluciones a través de habilidades desarrolladas para nuestro trabajo diario de manera AUTÓNOMA y EFICAZ en un escenario de cada vez menos supervisión física y enfocado en RESULTADOS, incluso en realidades como el teletrabajo.

Hablar de competencias laborales como; Compromiso, Autocontrol o uso de Herramientas Digitales, entre otras, de nuevo sonará muy obvio sin embargo, ser usadas en su conjunto y de manera trasversal más allá de nuestra propia área, es el gran desafío, es como salir por los pasillos de tu empresa dotado de ellas para lo que se presente en el camino.

Nunca será fácil enfrentar la variabilidad del Cliente Interno, los cambios repentinos de un proyecto o la falta de presupuesto en ciertas partidas, el asunto es mantener la cabeza fría, pensar la solución tomando distancia del ruido que genera el problema y gestar una solución audaz manteniendo el foco en el negocio de la compañía.

La idea no es procurar ser un superhéroe, sin embargo si ser consciente de la necesidad de estas habilidades para actuar como lo haría un alto profesional de cualquier otra disciplina ante situaciones clave y ser considerados a partir de ello por nuestros Clientes o nuestra Alta Dirección como un verdadero PROFESIONAL DE COMPRAS. Si lo analizas, muchas de estas competencias ya las tenemos y utilizamos día a día, solo estamos tomando conciencia y visualizándolas.

a.     TELETRABAJADOR o TERCERIZADO

Asumámoslo, un alto porcentaje de las empresas con equipos de Compras decidirán en los próximos meses definitivamente dejarnos en Teletrabajo o incluso Tercerizarnos, pero eso no es malo, es una oportunidad en otro ciclo al cual debemos adaptarnos rápidamente.

                   i.     Parte del secreto está en seguir o ser aún más eficientes, mantener la ética personal y laboral, no ser un obstáculo, adaptarse a los nuevos escenarios, cumplir los objetivos y ser un Aporte de Valor desde una actitud PROFESIONAL..

                    ii.     Ten presente que el nuevo escenario exigirá en mayor medida; Compromiso en tu día a día, enfocado en ser productivo y eficiente, con canales abiertos de comunicación efectiva con tu cliente, donde te involucres en las entrañas del negocio de tu empresa para conocer realmente el producto que esta vende y que depende altamente de tu trabajo en COMPRAS para poder hacerlo.

                 iii.     Para hacerlo necesitas respetar tus tiempos y los de otros, tener hábitos laborales claros, entrenarte permanentemente en los procesos tuyos y los de la compañía y crear una red interna de apoyo a tu gestión.

                  iv.     Si trabajas de manera tercerizada solo ten en cuenta una cosa; el Cliente está pagando por tu servicio y espera recibir, como cualquier consumidor, la más alta calidad y efectividad. Y con el chasquido de un dedo puede decidir que tu servicio no le satisface y buscará otro que si lo haga. Para mantener fiel al Cliente, conoce su producto y entrégale lo que espera.

                    v.     Domina a tu favor las diversas soluciones tecnológicas disponibles especializadas para COMPRAS que ya proliferan, que nos facilitarán la vida y nos dejarán tiempo para dedicarnos a lo estratégico.

                    vi.     Varias empresas ya usan multiplataformas especializadas por proceso y la tendencia es que las empresas corran sus procesos sobre aplicaciones tales como:

  • AIRTABLE / Gestión Documental
  • DOCUSIGN / Firma digital de documentos
  • MONDAY / Control de agenda y de gestión
  • GSUITE / No más Excel ahora lo que viene es Google Sheets
  • OKTA / Control de acceso seguro a plataformas empresariales
  • WORKDAY / ERP de <gestión financiera y RRHH
  • TRELLO / Administración de Proyectos
  • SLACK / Herramienta de comunicación interna
  • SUMMIT / Plataforma E-learning
  • VVEVA / Relaciones con el cliente
  • CONCUR / Administración de Gastos
  • SFORCE / Gestión de Clientes

3. VISION ANALITICA.

Se espera de nosotros mantener una mirada reflexiva y critica sobre nuestro entorno diario, incluso aquel fuera de nuestra área de COMPRAS, que permanentemente contraste los procesos y las situaciones con lo que creemos “debería ser mejor” para nuestra compañía y su negocio.

Para nuestro enfoque de ABASTECIMIENTO esta visión analítica se refiere a;

a.     Pensamiento Crítico. Basados en un dominio la información y data clave de nuestra área que impacta a nuestros clientes internos o nuestros procesos podemos cuestionar o debatir con argumento suficiente una desviación de proceso o resultado. Sin embargo debemos ser conscientes que existen otras perspectivas del problema que pueden ser tan validos como los nuestros.

b.     Dominio de la Data. Como parte de las herramientas para ejercer un Pensamiento Crítico es necesario conocer nuestra información y data interna de COMPRAS, desarrollando nuestra capacidad intuitiva en la lectura de cualquier dato que nos llame la atención al confrontarla con las metas esperadas, apalancado en una captura eficiente que permita un análisis categorizado para generar informes que sinteticen los hallazgos relevantes.

c.      Control de Gestión. Diseñar y poner en práctica medios de control interno para monitorear de manera periódica y sistemática a nuestros equipos, pero en especial de nuestros procesos a cargo. Para ello debemos definir nuestros indicadores de Gestión y medir solo lo relevante para el negocio de la compañía. Finalmente deberías terminar armando tu propio dashboard (Tablero de Control) que permita visualizar tus indicadores de gestión para la toma de decisiones efectivas y entregar información a tu cliente.

d.     Herramientas de Análisis. Tómalo en serio ya que nuestra Alta Gerencia vendrá a pedirte información ejecutiva del área de COMPRAS y para ello debes capacitarte en: BUSINESS INTELLIGENCE, BALANCED SCORECARD, BASES FINANCIERAS y CONTROL DE INVENTARIOS

4. DESARROLLAR MIS HABILIDADES BLANDAS

En los últimos años ha aumentado la relevancia de las habilidades blandas en la decisión de contratación en todas las empresas, particularmente para personal bajo mucho stress como es COMPRAS, quienes han fijado competencias críticas que enfrenten la presión de los procesos de compras, la variabilidad de los escenarios, la dinámica de los proyectos, las diferentes opiniones, ajustes de estrategias y todo lo que hoy se llama entornos VUCA.

Los que ejercemos esta profesión sabemos de ese kit de recursos propios que debemos desplegar en la vorágine diaria para no perder el rumbo ante las berreras y lograr cumplir nuestros objetivos para el negocio.

·        INDIVIDUALES. Aunque en realidad todas nuestras habilidades terminan teniendo un impacto global, la idea es conocer aquellas que impactan primero en nosotros mismos y nuestra eficiencia y rendimiento, críticas para no perder el rumbo y enfrentar duros escenarios

·        TRANSVERSALES. Sea presencial o en teletrabajo, para un COMPRADOR permanecen competencias necesarias para lograr interactuar con éxito con nuestros Clientes, Equipo y Superiores.

·        FOCO EN CLIENTE. Siendo ya reconocido en la cadena de valor del negocio, un COMPRADOR debe obtener y practicar habilidades que le aseguren cumplir con lo que su Cliente espera y en línea con lo que el negocio espera finalmente; menor costo y mayor rentabilidad.

5. ÉTICA Y COMPLIANCE

Afortunadamente el mundo actual ha intervenido ya de manera muy positiva en hacer exigibles – cada vez de manera más amplia – el cumplimiento de temas valóricos para todas las instancias, incluido el mundo de los negocios.

Un verdadero PROFESIONAL DE COMPRAS debe, además de tener habilidades técnicas para ejercer su oficio, dominar y acoger todos los temas relacionados con las buenas practicas Éticas y de Compliance, no solo para convivir correctamente en la sociedad de hoy sino también para que su compañía entregue valor agregado intangible en su negocio. Es muy distinto, en cualquier mercado que sea, comprarle a una compañía que no es ética ni correcta en su funcionamiento que a una que sí procura serlo.

Las áreas de COMPRAS como parte de la cadena de valor de nuestra compañía y su negocio, deben aportar en ese cumplimiento. Para ello hay principios básicos mínimos así como estándares globales y líneas de acción correctas que suman a ese valor agregado esperado.

6. PROFESIONAL DIGITAL

Vivimos un gran momento del ser humano, de innovación y creatividad prácticamente en todos los escenarios, basados en tecnologías de fácil acceso, asi el COMPRADOR, tal cual como hoy accede y navega en su teléfono inteligente por variadas aplicaciones que le hacen la vida personal más fácil, está llamado dominar aquella tecnología aplicada a su profesión para incrementar su eficiencia transaccional y aportar valor dedicándose a lo estratégico.

Quien mejor entonces que el PROFESIONAL DE COMPRAS para liderar la transformación digital de sus áreas empezando a “pensar” digitalmente sus procesos, diseñando una estrategia y tomando acciones de digitalización. 

  • ESTRATEGIA DIGITAL. Lo primero es segregar lo URGENTE de lo IMPORTANTE, con sus cuatro variables (URGENTE NO IMPORTANTE / URGENTE E IMPORTANTE / IMPORTANTE NO URGENTE / NI IMPORTANTE NI URGENTE), determinar una infraestructura idónea TI que soporte las iniciativas para COMPRAS y orientar la captura de data hacia obtener calidad, utilidad y exactitud.
  • ACCIONES DE DIGITALIZACIÓN. En el entorno 2020 de tecnologización de lo transaccional y la gran oferta de soluciones, el paso obligatorio es digitalizar precisamente la mayor cantidad de procesos de COMPRAS posible, para liberar tiempo para ser estratega, apalancados por las áreas TI como partners.
  • PENSAMIENTO DIGITAL. La meta es visualizar nuestros procesos en tres dimensiones (tal como la tecnología BIM permite ver en 3D por todos los ángulos un proyecto arquitectónico), pensándolos en 360 grados y buscando soluciones digitales que los procesen eficientemente, concibiendo la tecnología aplicada a COMPRAS como una herramienta facilitadora para ejecutar la estrategia que nos permite incorporar ideas simples al diseño de procesos, que sean trazables y medibles, que entregue información fiable y clave en la toma de decisiones

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