LA DATA ES ORO - Apco Chile: Asociación chilena de profesionales de compra

AUTOR: GUSTAVO OLAYA BURBANO –

La DATA es un patrimonio que vale oro, que no figura en los balances, ni en la caja y que en general muchas compañías no saben que lo tienen gratis y a libre disposición en sus bolsillos. Una data bien analizada se convierte en un scanner 3D de la empresa que permite extraer diagnósticos certeros y generar pauta para toma de acciones más correctas que mejoren la eficiencia y efectividad interna.

Por experiencia normalmente para diagnosticar el estado de salud de un Área de Abastecimiento de una empresa, he dedicado muchas horas para obtener y analizar la DATA disponible, navegando por kilos y kilos de datos de #compras, #inventarios y #logística, casi siempre desordenados o de difícil extracción desde un ERP y que terminas tabulando en el recurrente Excel.

Sin embargo más allá de cómo logras resultados analizables, lo verdaderamente valioso al final son los hallazgos -que nunca dejan de sorprender- y qué acciones tomas a partir de ellos.

Les comparto algunas de mis experiencias de análisis de la data de Compras en varias compañías;

CICLOS DE COMPRA: Casi por regla general detectas que los tiempos del CICLO desde una Requisición hasta que el producto llega a manos del Cliente Interno efectivamente son tan largos como la compañía sospechaba o tiene reportado. Sin embargo también descubres -y ratificas empíricamente- que el ciclo completo es una suma de variados procesos que NO TODOS están bajo el dominio del AREA DE COMPRAS, quien como saben, al final queda como responsable de la suma total de ellos, como por ejemplo:
- PEDIDOS DEFICIENTES: Un Cliente Interno que no sabe pedir exactamente lo que quiere, o que la plataforma IT no lo acompaña en hacerlo de la mejor manera, genera permanentes reseteos o detenciones de ciclo y esto lo arroja una data de Requisiciones cuando ves pedidos rechazados. ¿Quién no ha recibido un pedido que dice por ejemplo: “Bota N° 42”?, pero de cuál? Caña alta o caña baja, con Thinsulate o sin ello, dieléctrica o antiquímico? Y esa es una pregunta que termina resolviendo el comprador durante sus tiempos de ciclo, pero que no son su responsabilidad.
- MAESTRO DE MATERIALES NEGRO; Esta base de datos tan crítica y frecuentemente poco eficientada puede llegar a ser un cajón sin fondo que partió sin una estrategia previa de Familias, Subfamilias, codificación, cuentas de gasto, etc. y que termina lleno de duplicidades de códigos, descripciones erróneas y lo peor, terriblemente mal clasificadas que afectan negativamente los reportes de inventario y financieros de la compañía. Diría que esto es lo que más rápido se demuestra en los análisis de los datos. He detectado literalmente cientos de millones de pesos en productos mal clasificados que en un balance mostraban a la Dirección que tenía algo que en realidad nunca tuvo.
- DEPENDENCIA DE OTROS: El ciclo de compras hasta ahora por lógica parte cuando el Cliente Interno genera su pedido y hace click en “Enviar”, para él, ese es el minuto cero y desde allí empieza a sumar los días que se demora en llegarle lo que pidió. Asumamos que pidió correctamente y así salvamos los puntos anteriores, pero resulta que casi todos los solicitantes dependen de su jefatura para que “le apruebe” el pedido, esa jefatura el 99% de las veces NO PERTENECE AL AREA DE COMPRAS, es decir es un EXTERNO que puede aprobar inmediatamente o en una semana más sumándole esos 7 días a nuestro CICLO DE COMPRAS. La DATA no miente y terminas demostrando quienes son esos externos que demoran la firma y hacen que tu tiempo de ciclo sea más largo.
- RESPONSABILIDADES INTERNAS: No le vamos a cargar toda la mano a otros, mucho se ha demostrado que también al interior de las áreas de compras suma deficiencias de los tiempos de ciclo. Aquí algunas curiosidades que después de analizar la data he logrado demostrar:
  - INVENTARIOS ACTUALIZADOS EN LA TERCERA SEMANA DEL MES. Resulta que digitar salidas de bodega en los sistemas no es muy entretenido y en especial en proyectos de Construcción al analizar los datos te das cuenta que las primeras tres semanas del mes no hay mayor registro de “salidas”, pero en la semana cuatro ves como explotan los números de registro de ellas, ósea van dejando acumular para el final del mes, justo antes del cierre de mes. Hasta ahí digamos que no está bien pero no suena tan impactante, el problema es que cuando haces un pedido durante ese mes y consultas el inventario muchas veces ves en pantalla que hay stock, pero eso es falso pues alguien ya lo consumió pero en bodega no han registrado aun el consumo, consecuencia; agregaste 2 o 3 días más al ciclo normal.
  - REQUISICIONES SIN CERRRAR. Es decir, cuando la compañía analiza tu gestión y ve en números que tienes cientos de líneas de requisiciones sin atender con más de 45 o 90 días, para ellos eres un ineficiente y tienen razón, pero el tema no es ese. El tema es que cuando analizas la data de qué se componen esos cientos de productos no comprados la mayoría son productos que ya el Cliente Interno espero tanto que ya lo solucionó por otro lado y ya no los necesita o que son “colas” que ya no se necesitan, que fueron quedando de antiguos pedidos y que deben ser eliminadas.
  - COMPRAS POR GOTEO. Esto es en realidad una responsabilidad compartida entre Cliente Interno y área de Compras, el primero por no pedir consolidado y el segundo por permitirlo. Cuando ves en tu data de compras que el mismo producto lo compraste el lunes, el martes, el jueves y el viernes, generando cuatro Órdenes de compras distintas, cuatro facturas distintas, cuatro seguimientos distintos, pagos distintos, comprendes el impacto de no pedir inteligentemente.
  - COMPRAS INNECESARIAS. No todos los Cliente Internos –más bien muy pocos- consultan los inventarios antes en bodega por si hay stock de lo que requieren, claro, aveces resulta mucho más fácil simplemente digitar una requisición, enviarla y listo, si hay stock en bodega eso es un problema del área de compras. Si y no, efectivamente los sistemas deben ser mejores y avisar si hay stock para no pedir de más, pero también el Cliente Interno es parte de la cadena aportando al evitar comprar de más sin averiguar antes si hay stock. En ese sentido los ERPs están al debe y conozco muchos.

Bueno podría alargarme mucho más pero creo que ya se entendió, esto en general todos lo sabemos pero una cosa es saberlo y otra es demostrarlo con números y data pura y dura.

Por cierto todo lo escrito anteriormente son casos reales que detecte en tres compañías que me sirvieron para definir con el respaldo de la Alta Dirección, estrategias para reducción de tiempos de ciclo y que no solo implicaron acciones inmediatas en mi área sino en las de Operaciones, Ingeniería, Contabilidad y IT. Como ven fueron resultados transversales a la organización a partir de un análisis de la DATA.

El Objetivo de esta reflexión efue conversarles desde mi experiencia que el análisis de la data de compras es un valiosísimo recurso para conocer el estado de salud de tu área y tomar acciones efectivas a partir de ello. Así también para entregar a la compañía un diagnostico argumentado de desviaciones del procesos que están fuera del área y que requieren ser atendidos.

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