AUTOR: GUSTAVO OLAYA BURBANO –
Presidente-Fundador APCO – Asoc. Chilena de Profesionales de Compras | Asesor en Abastecimiento Estratégico y Reducción de Costos | Creación de contenidos | AGILE SUPPLY CHAIN Certifacate®(ASC) | SFPC Certifacate® |
El otro leía un post en Linkedin de alguien que se quejaba – y con toda razón – por la reiterada conducta de algunas empresas al demorar la firma o emisión de las Órdenes de Compra y como esto los hacia caer en riesgos comerciales.
Yo he estado principalmente del lado de la mesa que tiene que dar las explicaciones; “…que solo falta la firma del gerente, que nuestro sistema es engorroso, que falta la tercera firma, que quien firma ha estado en muchas reuniones…”, etc. Todas ellas respuestas ciertas, reales, pero que al proveedor no le hacen mucha gracia, incluso no son su problema, sobre todo cuando por la confianza entre las partes ya ha despachado el producto o iniciado el servicio sin un documento como la OC.
Pero… ¿Por qué nos pasa esto?
En mi experiencia en esta área no me ha dejado de sorprender como cada empresa tiene su propio “universo” para el proceso de firmas, estuve en una que cuando recién llegué a ella, solo para las Requisiciones (aquel documento donde el Requirente pide lo que necesita) tenía 13 firmas… ¡13 ! Y luego 3 más para cada Orden de Compra, ¡16 firmas! aveces para comprar una mera resma de papel para la impresora.
Y este no es un caso aislado, años atrás trabajé en una compañía que inicialmente exigía 8 firmas para las RQ´s – todas ellas en un simple papel a mano – y curiosamente una sola para la OC. Están los ejemplos de los que una RQ (Requisición) se convierte en una OC – sin serlo – o aquellos donde por iniciativa de alguien se le envía la OC al proveedor, pero “sin firmas” y hasta aquellos con que por evitar las “N” firmas solo deja un email como respaldo de la compra. Podría dar muchos ejemplos, todos ellos que los he vivido en la realidad.
Después viene todo el enredo interno para pagar suministros sin OC, validar facturas sin los documentos adecuados, recibir mercadería sin Guía de despacho (pues no hay OC), etc.
Y continua la pregunta… ¿Por qué nos pasa esto?
Yo creo que principalmente porque las empresas que caen en estas conductas, sobre todo las de servicios, no han dedicado el tiempo y/o las personas adecuadas a “PENSAR” los procesos y tener las “HERRAMIENTAS IDONEAS”, sin entender las graves consecuencias que no son solo al interior de la compañía, sino que también a sus partners, los proveedores.
Aquí hay una discusión filosófica eterna que siempre he planteado a mis Directores y es que cada Gerencia debería tener el 100% de la responsabilidad de los costos en los que incurre para sus labores, esto basado en un presupuesto mensual autorizado y que son ellos los llamados a dar sus propias argumentaciones por las compras solicitadas rindiendo cuentas mes a mes a su Director acerca del porqué de esos gastos. Y en la teoría esto es así, cada mes en las empresas normalmente los gerentes rinden cuentas financieras, de resultados, sin embargo, muchas veces se desmarcan de la responsabilidad por costos excesivos de suministros, demoras en inicio de trabajos o entrega de hitos, apuntando única y directamente a Abastecimiento.
La realidad es que la mayoría de las veces es Abastecimiento quien tiene que dar las explicaciones a quienes firman las Órdenes de Compra del porqué se está comprando esto o aquello, cuando esa argumentación es del Cliente Interno quien requirió eso, ¿quién mejor que él para explicar por qué lo pidió?
Sin embargo y aun asumiendo que podemos tener parte de esta responsabilidad, es necesario que la compañía asuma que nuestros Clientes Internos también tiene su cuota, cuando no son claros en su requerimiento, cuando piden erróneamente, cuando no consultan antes si había stock, cuando ellos negocian directamente con el proveedor y retiran sin OC.
Estas dudas y cruces de responsabilidades, agregan TIEMPO a las aprobaciones… ¡demoran las firmas!
La idea no es incorporar un conflicto Cliente/Abastecimiento, es más bien animar a ambas partes a procurar herramientas y procesos prácticos y eficientes que los “HAGAN CONVERSAR” a uno por su necesidad específica y al otro por suplirla correctamente.
Y finalmente es aquí donde comienzan una de las grandes razones a las demoras en emitir las OC´s.
Los ERP´s
Los sistemas/softwares actuales – la mayoría – no han sido diseñados para esta necesaria interacción Cliente/Abastecimiento, han sido conceptualizados en su mayoría para “dejar registro” pero no para “hacer gestión”.
Las empresas, en especial en construcción, minería e industria, no escogen los ERP por sus grandes virtudes para hacer “gestión” sino por la capacidad de registro que permite o atraídos por su renombre en el mercado…pero como me decía un antiguo jefe… ¿de qué te sirven acumular los datos sino los compartes o no los puedes analizar?
El objetivo es obtener – o que el mercado desarrolle – ERP´s que no solo aglomeren datos, sino que crucen esos datos, que entreguen estadísticas, presupuestos por partida, cuadros de control, KPI´s, que también permitan agregar al flujo; archivos, imágenes, todo esto en tiempo real y perfilados por tipo de usuario donde las decisiones de proseguir con el proceso y aprobaciones (workflow) sean acompañadas de información clave.
En lo que he vivido con las diferentes empresas de Construcción, Ingeniería e Industria he visto como se termina haciendo una mezcla entre lo que les permite el ERP y lo que las políticas de la empresa quieren en el flujo del proceso, aveces desarrollando plataformas paralelas en Excel, Access u otro básico y que no conversa con el ERP. Finalmente terminas teniendo una red de datos de esas aplicaciones, de tu ERP y de lo que tu Alta Dirección te solicita y donde obtener información clave es una vorágine diaria.
Lo más cercano que existe hoy en el mercado para este rubro es Iconstruye (al menos en Chile), pero que lamentablemente muchas – muchísimas – empresas no lo acogen pues ya son presas del ERP donde tienen toda su información desde hace años, siendo un largo y costoso camino mudarse a otro ERP.
Pero lo más delicado es que las compañías de Construcción Ingeniería e Industria no están entendiendo lo estratégico que significa esto para acelerar los procesos internos no solo de aprobación sino de control efectivo y supervisión.
Nuestra tarea en este punto como líderes de procesos de Abastecimiento es convencer a nuestros directores de la importancia del adecuado ERP, saber presentarle los argumentos, los beneficios, de que cambiarse no es un costo sino una inversión y obviamente liderar un cambio de paradigma dentro de las empresas en ese sentido.
Las Requisiciones (RQ)
Mal necesario… hay que hacerlo, sin embargo, puede – y debe – mejorarse mucho!
Los procesos de RQ, deberían ser cortos; quien está autorizado a pedir, jefatura que aprueba y gerencia del área……… ¡no más!
Alguien que va a firmar una RQ (Requisición) debería tener acceso a un dashboard practico, rápido, efectivo que le muestre en tiempo real el stock de ese artículo, su último precio pagado, la partida presupuestaria a que pertenece, cuanto se ha gastado en esa partida, su criticidad y rotación, en fin, datos que les aseguro permitirán tomar una decisión más rápida y segura.
Uno de los grandes errores de concepto del proceso de requisiciones es que nuestro Cliente Interno asume que el cronometro del proceso de Compra inicia cuando el Requirente (El primero que firma una RQ) hace click en “aprobado”. Pero en verdad el proceso de Compra inicia cuando la requisición llega con todas sus aprobaciones al desk del equipo de compras. He debido tener largas argumentaciones con mis directores cuando me cuestionan los largos tiempos de mi proceso donde incluyen aquellos días o semanas en que la requisición demoró en ser firmada internamente en la gerencia que lo pidió, incluso suman aquellos días en que aun habiendo llegado aprobada a la plataforma de Compras, mi equipo detecta errores y debe devolverla para que la re-hagan.
En realidad y para cerrar, la RQ es el Inicio de nuestro proceso de Abastecimiento no es parte de él.
Sin embargo la experiencia me ha mostrado que dado la poca información que entregan los ERP de hoy en este tipo de procesos, las compañías se ven obligadas a meter en el flujo a Abastecimiento ; para verificar stocks antes de requerir algo, en verificar códigos de producto, en ver alternativas disponibles en bodega, etc.
De nuevo el llamado es a que los ERP entreguen herramientas de decisión clave para el Requirente, donde pueda ver en este caso, stocks, precios, códigos, etc. Con información amigable y práctica, recordemos que ellos, nuestros Clientes Internos, no tienen por qué entender todo lo que es Gestión de Inventarios y etc. solo necesitan algo practico para poder pedir correctamente.
Las Órdenes de Compra
Para ser claros, si logramos un proceso como lo descrito hasta ahora, esto es lo que menos debería quitarnos el sueño.
Quien firma una orden de compra – sea uno o tres aprobadores – debe ser alguien que, como ministro de fe, solo verifique que toda la información necesaria esta en el sistema; Requisición aprobada, Especificaciones Técnicas, Fotos, documentos, Partida Presupuestaria, Stock disponible en bodegas, Cotizaciones, Comparativa de precios, tiempos de entrega, financiación, temas contractuales, negociaciones, formas de pago conciliadas con finanzas. Y con todo ello verificado aprobar. Obviamente siempre podrán existir dudas, pero deberían ser las menos, pues todo debería llegarle completo.
Ahora bien, si todo lo anterior llega al aprobador por partes, o incompleto, o una parte en el ERP y otra impresa, etc., hace que éste se tome más tiempo en revisar y al final se convierte en un verdadero estorbo para su trabajo diario, tengamos en cuenta que un aprobador seguramente es un gerente de área que debe tomar decisiones en pocos minutos, su agenda es siempre restringida y no tiene 2 horas diarias para estar aprobando OC´s. La realidad es distinta, al final el probador de Oc muchas veces se ha convertido en un contralor y reiteradamente detiene el proceso para verificar que todos los protagonistas hicieron bien su trabajo antes que llegara a su firma, es decir el proceso no le da seguridad.
Cuanto más fácil seria para un firmante de Órdenes de Compra tener TODA la información en el sistema, ¡TODA! Y además tener un dashboard diseñado para su nivel que le permita tomar la decisión rápidamente.
Matriz de Aprobaciones
Diría por experiencia que las empresas dedican poco o nada de tiempo a diseñar una adecuada matriz y por lo que he podido vivir liderando estas áreas, cuando nos lo hemos propuesto, no me ha costado desarrollarla más de dos horas junto a los gerentes adecuados y la Alta dirección.
Y es que la matriz no es definir tres fulanos y listo.
La matriz es vital, debe ser bien pensada y debe contener tres tópicos básicos:
- Bandas de Valores por Tipo de Aprobador (de $0 a $ 1´0, de $1´0 a $ 5’0, etc)
- Personas Autorizadas a Aprobar por banda de valores y su respectivo Reemplazante en caso de ausecia (Deputy)
- Secuencia de aprobaciones practica y con tiempos limite
Suena muy fácil cierto, pero es increíble como cuesta poner de acuerdo a las diferentes gerencias y la alta dirección para que asuman este rol.
La matriz de aprobaciones debe poderse gestionar dentro del ERP, configurarse de manera fácil y expedita por un súper-administrador del sistema, de manera de que la opere y adecue según el tipo de proyecto o banda presupuestaria. No es para nada fácil, lograr que cuando la empresa ya tiene un ERP, la empresa proveedora de éste le modifique el módulo de aprobaciones para hacerlo según su matriz, esto cuesta tiempo y normalmente mucho dinero.
Necesitamos una industria de ERP que nos acompañe en estos desafíos, que verdaderamente entienda cómo funciona la industria, la construcción y la minería por dentro para que desarrollen plataformas adecuadas para la toma de decisiones donde le tiempo es escaso y vale oro.
Yo entiendo cuando las firmas se demoran de una OC, pues la mayoría de las veces no es que no quieran firmar, es que aprobar es tan engorroso, tan riesgoso, falta tanta información o esta tan dispersa que es más un salto de fe que una decisión 100% convencida.
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